PHÒNG HÀNH CHÍNH – QUẢN TRỊ
Địa chỉ: Tầng 1 nhà A1, Tải go88 hit Club – Điện ảnh Hà Nội – Khu Văn hoá nghệ thuật, Mai Dịch, Cầu Giấy, Hà Nội
Điện thoại: 04.3764.3397 / 04.3764.3057
Email: hcqt@skda.us95.net
CƠ CẤU TỔ CHỨC
Nguyễn Thanh – Trưởng phòng
Trần Thị Hằng – P.trưởng phòng
Trần Nguyên Anh – P.trưởng phòng
Phạm Văn Cường – P.trưởng phòng
- CHỨC NĂNG
– Tham mưu, giúp Hiệu trưởng trong công tác hành chính, tổng hợp, lễ tân, mua sắm, tu sửa và quản lý tài sản, thiết bị văn phòng, thiết bị kĩ thuật của Nhà trường;
– Tham mưu, giúp Hiệu trưởng trong công tác thanh tra của Trường đúng với các quy định hiện hành của Nhà nước;
– Đảm nhận thông tin hai chiều giữa Hiệu trưởng với các đơn vị trong Trường.
- NHIỆM VỤ
2.1. Công tác văn thư, lưu trữ, máy tính, photocopy
– Nhận, phân loại vào sổ lưu các công văn, thư, báo, tài liệu… từ các nơi gửi về, trình Hiệu trưởng và chuyển đến các đơn vị chức năng để thực hiện và theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện. Lưu trữ bản gốc các loại công văn đi và đến của Nhà trường;
– Kiểm tra, phân loại công văn, tài liệu, tờ trình, thư tín của đơn vị và cá nhân trong Trường trước khi đóng dấu. Chịu trách nhiệm về thể thức của các văn bản và các quy định về thủ tục hành chính trong phạm vi toàn Trường;
– Chuyển công văn, tài liệu, thư tín… của lãnh đạo và các công văn của các đơn vị do lãnh đạo ký gửi ra ngoài Trường theo đúng quy định;
– Đặt mua, quản lý, tiếp nhận, sử dụng và phân phát đúng chế độ các loại bưu phẩm, phong bì đến các đơn vị trong Trường;
– Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật, các loại giấy tờ in sẵn tiêu đề, tổ chức công tác lưu trữ văn bản, tài liệu, cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho công chức, viên chức Trường đi công tác, xác nhận người ngoài đến công tác tại Trường;
– Đóng dấu các văn bằng, chứng chỉ phục vụ đào tạo cho tất cả các hệ và các văn bản hành chính khác;
– Đánh máy, in, sao chụp các loại công văn, tài liệu, văn kiện phục vụ cho công tác chung của Trường.
2.2. Công tác tổng hợp
– Tổng hợp thông tin và mọi hoạt động của các đơn vị trong Trường; tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch công tác hàng tháng, học kỳ và năm học;
– Chủ trì, tổ chức các cuộc họp, hội nghị công chức, viên chức cấp Trường hàng tháng, hàng năm, từ khánh tiết đến chuẩn bị nội dung, chương trình, mời và tiếp đón đại biểu;
– Thông báo, tổ chức thăm hỏi, soạn thảo và gửi thư điện, thiếp chúc mừng, tặng phẩm hoặc tin chia buồn,… cho các tổ chức và cá nhân có quan hệ với Trường;
– Soạn thảo các văn bản có tính chất tổng hợp như sơ kết, tổng kết hàng năm, báo cáo hội nghị liên tịch, báo cáo đột xuất;
– Tổ chức liên hệ in thiếp chúc tết, lịch, có kế hoạch phân phối gửi đến các địa chỉ trong và ngoài Trường.
2.3. Công tác lễ tân
– Chuẩn bị các phòng họp, hội trường, nước uống, hoa… đảm bảo theo yêu cầu của Nhà trường. Đón tiếp khách theo yêu cầu của Ban giám hiệu;
– Đề xuất, dự trù mua sắm, quản lý và sử dụng hiệu quả các dụng cụ tiếp khách của Trường.
2.4. Công tác quản trị
– Quản lý, bảo dưỡng toàn bộ cơ sở vật chất bao gồm: toàn bộ hệ thống nhà cửa, đất đai, sân, hàng rào, hệ thống giao thông trong Trường, hệ thống cống rãnh, hệ thống cung cấp điện, nước, hệ thống điện thoại, hệ thống thang máy, phòng cháy chữa cháy, hệ thống điều hòa trong Trường đảm bảo thông tin thông suốt;
– Quản lý, bảo dưỡng và lập kế hoạch, tổ chức sửa chữa toàn bộ hệ thống nhà cửa bao gồm: nhà làm việc, xưởng thực tập, lớp học, phòng học và các công trình khác;
– Phối hợp với các đơn vị liên quan, lập kế hoạch xây dựng nghiệm thu các công trình xây dựng mới, công trình sửa chữa, cải tạo, nhận bàn giao và có kế hoạch đưa các công trình đó vào sử dụng có hiệu quả;
– Phối hợp với phòng Tài vụ quản lý, theo dõi hồ sơ nhập và xuất tài sản, thiết bị văn phòng. Theo dõi định mức khoán điện, điện thoại của các đơn vị trong Trường;
– Xây dựng quy chế kiểm tra, quy định sử dụng, bảo quản tài sản, thiết bị văn phòng của cán bộ công chức và sinh viên. Thường xuyên đánh giá chất lượng, giá trị sử dụng các tài sản đó để có kế hoạch mua sắm, sửa chữa tận sử dụng hiệu quả, chống hư hỏng, mất mát, lãng phí;
– Thực hiện mua sắm tài sản do các đơn vị đề nghị khi đã được Hiệu trưởng duyệt theo đúng quy định của pháp luật;
– Thực hiện đúng thời hạn các đề nghị của các bộ phận gửi đến khi đã được Hiệu trưởng phê duyệt.
2.5. Công tác thanh tra
2.5.1. Thanh tra:
– Thanh tra việc thực hiện chính sách, pháp luật về giáo dục;
– Thanh tra việc thực hiện mục tiêu, kế hoạch, chương trình, nội dung, phương pháp giáo dục, quy chế đào tạo, quy chế thi, cấp văn bằng, chứng chỉ; việc thực hiện các quy định về giáo trình, bài giảng; việc quản lý tài chính, tài sản, khoa học công nghệ, công tác tổ chức cán bộ và điều kiện cần thiết khác đảm bảo chất lượng giáo dục;
– Thực hiện nhiệm vụ tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo của tổ chức, cá nhân, công dân, công chức, viên chức, phụ huynh học sinh, sinh viên thuộc lĩnh vực giáo dục trong Nhà trường theo quy định của pháp luật;
– Thực hiện nhiệm vụ phòng ngừa và đấu tranh chống tham nhũng trong lĩnh vực giáo dục theo quy định của pháp luật về phòng chống tham nhũng;
– Báo cáo, tổng kết kinh nghiệm thực tiễn về công tác thanh tra; kiến nghị các biện pháp đảm bảo thi hành pháp luật về giáo dục; đề nghị sửa đổi, bổ sung các quy định về pháp luật giáo dục;
– Thanh tra, giám sát, kiểm tra việc chấp hành quy chế dạy và học;
– Phối hợp với các Phòng, Khoa, Trung tâm tổ chức lấy ý kiến phản hồi của sinh viên về nội dung bài giảng, môn học;
– Phối hợp với đơn vị thực hiện công tác giám sát và tư vấn việc triển khai công tác dự giờ giảng của các Khoa, Trung tâm (mỗi học kỳ ít nhất 1 lần).
2.5.2. Pháp chế:
– Tổ chức xây dựng các văn bản quản lý liên quan đến công tác pháp chế của Nhà trường;
– Nghiên cứu, đề xuất và áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác pháp chế;
– Giúp Hiệu trưởng về những vấn đề pháp lý; bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của Trường đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội, các đơn vị, cán bộ công chức, viên chức, người lao động và người học;
– Giúp Hiệu trưởng chuẩn bị ý kiến đóng góp cho dự thảo văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan, đơn vị gửi lấy ý kiến; kiến nghị với các cơ quan có thẩm quyền trong việc sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành văn bản quy phạm pháp luật;
– Tham gia ý kiến về mặt pháp lý đối với các văn bản do các phòng, ban chức năng soạn thảo trước khi trình Hiệu trưởng;
– Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ chức tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật của Nhà nước; nội quy, quy chế, quy định của Trường cho cán bộ công chức, viên chức, người lao động và người học; kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác tuyên truyền, giáo dục nâng cao ý thức pháp luật trong phạm vi toàn Trường;
– Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan giúp Hiệu trưởng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước; văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành của Hiệu trưởng và các đơn vị. Kiến nghị các biện pháp phòng ngừa, khắc phục hậu quả và xử lý các vi phạm pháp luật, nội quy, quy chế trong hoạt động của Trường đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội.
2.6. Công tác y tế
– Chăm lo sức khoẻ chữa bệnh thông thường và chữa bệnh ban đầu cho công chức, viên chức và HSSV, học viên, công tác vệ sinh phòng dịch trong Trường trên cơ sở chỉ đạo trực tiếp về chuyên môn của ngành y tế;
– Lập và quản lý hồ sơ sức khoẻ. Làm các thủ tục về việc cấp thẻ bảo hiểm y tế cho công chức, viên chức và HSSV của Trường;
– Tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho công chức, viên chức và sinh viên. Phát hiện bệnh và có biện pháp điều trị kịp thời. Giới thiệu bệnh nhân đi các tuyến điều trị khi bệnh nặng vượt quá khả năng chuyên môn và điều kiện kĩ thuật;
– Quản lý cơ sở vật chất, thuốc và mọi tài sản khác theo quy chế quản lý của ngành y tế và quy định của Trường;
– Tổ chức kiểm tra, giám sát công tác vệ sinh môi trường trong khu làm việc, giảng đường, ký túc xá. Tổ chức tuyên truyền và triển khai các biện pháp phòng và chống dịch bệnh.
2.7. Công tác bảo vệ, vệ sinh, quản lý phòng học
– Xây dựng kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện công tác an ninh trật tự, bảo vệ an toàn, chống trộm cắp, gây rối trật tự trong khu vực làm việc và học tập;
– Xây dựng, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện nội quy, quy chế về công tác bảo vệ;
– Đảm nhận việc quản lý các phòng học của Trường;
– Tổ chức thường trực cổng ra vào Trường, tuần tra canh gác 24/24h trong ngày, giữ gìn trật tự, bảo vệ tài sản của Trường, tạo điều kiện thuận lợi cho công chức, viên chức, HSSV, học viên và khách đến Trường làm việc;
– Tổ chức bảo vệ các phương tiện đi lại cho công chức, viên chức, HSSV, học viên và khách đến công tác tại Trường;
– Chủ trì giải quyết các vụ việc liên quan đến công tác bảo vệ tính mạng, tài sản của tập thể, cá nhân trong phạm vi Trường quản lý;
– Xây dựng phương án phòng cháy, chữa cháy: phối hợp với các đơn vị chức năng tổ chức lực lượng, chuẩn bị đầy đủ và quản lý tốt thiết bị phòng cháy, chữa cháy;
– Đảm nhận công tác vệ sinh môi trường các khu vực nhà làm việc, lớp học, đường, sân trường, chăm sóc vườn hoa, cây cảnh, cây xanh, đảm bảo cảnh quan sạch đẹp trong Trường.
2.8. Bộ phận lái xe
– Chịu trách nhiệm quản lý, bảo dưỡng, điều hành ô tô theo kế hoạch phục vụ học tập, đưa đón chuyên gia… theo kế hoạch đã được thông qua và theo sự chỉ đạo của Ban giám hiệu.
– Chịu trách nhiệm quản lý và phân công công việc cụ thể cho từng viên chức, người lao động trong phòng;
– Đề xuất thay đổi về tổ chức, nhân sự trong phòng;
– Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.
